Se tem uma empresa ou é uma pessoa coletiva de direito público com 50 ou mais trabalhadores, o prazo para a implementação do canal interno de denúncias está a aproximar-se – termina no dia 18 de junho de 2022, com a entrada em vigor da Lei que aprova o Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações (“RGPDI”).
A não implementação de um canal de denúncias interno constitui uma contraordenação punível com coimas que podem ascender até 125.000 € para as pessoas coletivas.
Com a criação destes canais, pretende-se que os colaboradores que trabalham ou prestam serviços na sua empresa/entidade pública e que, frequentemente, são as primeiras pessoas a ter conhecimento de infrações que surgem no contexto profissional, possam denunciar internamente os factos de que têm conhecimento sem preocupações ou receio de retaliação. Portugal, em linha com os restantes Estados da União Europeia assume, desta forma, que o papel desempenhado por estes colaboradores é essencial na descoberta e prevenção de infrações, bem como na salvaguarda do interesse público e bem-estar da sociedade.
Por outro lado, visa-se que a empresa/entidade pública seja a primeira a ter conhecimento das suspeitas de infrações e a investigar internamente os factos denunciados.
As empresas/entidades públicas devem certificar-se que os canais internos de denúncia a ser implementados garantem:
i) A exaustividade, integridade e conservação da denúncia;
ii) A confidencialidade da informação denunciada e da identidade dos denunciantes e de terceiros mencionados na denúncia;
iii) O anonimato do denunciante;
iv) A independência, imparcialidade, proteção de dados, sigilo e ausência de conflitos de interesses no desempenho das funções dos gestores de denúncias;
v) O impedimento de acesso à informação por pessoas não autorizadas.
Será ainda necessário assegurar que o canal de denúncias implementado ou os procedimentos aprovados pela empresa/entidade pública permitem o cumprimento dos seguintes prazos:
i) 7 dias desde a apresentação da denúncia, para informar o Denunciante sobre a receção da denúncia e sobre os requisitos, as autoridades competentes e a forma e admissibilidade da apresentação da denúncia externa.
ii) 3 meses desde a receção da denúncia, para comunicar ao Denunciante as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação.
iii) 15 dias após a conclusão do tratamento da denúncia, para informar o Denunciante sobre o resultado da análise efetuada à denúncia, caso tenha sido requerido.
Para garantir que as empresas/entidades públicas cumprem de forma eficaz o RGPDI, deve, entre o mais:
- Ser implementado o canal de denúncias que cumpra as características e garantias previstas no RGPDI;
- Serem aprovadas regras internas sobre as denúncias e a utilização do canal;
- Ser definido e aprovado o procedimento de tratamento de denúncias;
- Serem designadas e formadas as pessoas responsáveis pelo tratamento das denúncias e por operar o canal de denúncias;
- Serem formados os colaboradores.
Devem ainda as empresas/entidades públicas certificar-se que implementam medidas de proteção e de apoio para aqueles que, em boa-fé e com fundamento sério para crer que as informações reportadas são verdadeiras, denunciam uma infração.
Desde logo, deve proibir-se a prática de atos de retaliação contra os denunciantes, ou seja, atos que, de modo injustificado, os prejudiquem no contexto profissional, e que sejam motivados pela apresentação da denúncia ou da divulgação pública da infração.
São exemplos de atos de retaliação (quando praticados até dois anos após a apresentação da denúncia ou da divulgação pública da infração): i) as alterações das condições de trabalho; ii) a suspensão do contrato de trabalho; iii) a avaliação negativa de desempenho; iv) o despedimento; v) a resolução do contrato de prestação de serviços.
Por fim, o canal de denúncias interno deverá visar também a receção e o tratamento de denúncias de eventuais atos de corrupção e infrações conexas sendo implementado em harmonia com as regras previstas no Regime Geral de Prevenção da Corrupção (“RGPC”).
Ao agir em linha com o RGPDI e o RGPC a empresa/entidade pública:
i) Assume o compromisso perante a sociedade, clientes, fornecedores e parceiros, de reforçar a proteção dos denunciantes e de contribuir para a prevenção e a dissuasão da prática de infrações;
ii) Previne danos patrimoniais e reputacionais;
iii) Apresenta-se como um “exemplo a seguir”, alinhada com as melhores práticas internacionais;
iv) Cria nos seus colaboradores um sentimento de segurança para reportarem internamente infrações e de orgulho por integrarem uma organização responsável e ativa na prevenção da prática de infrações ou de crimes.
Caso tenha alguma dúvida a propósito da implementação do RGPDI ou do RGPC, estamos totalmente disponíveis para colaborar e prestar assessoria jurídica.
por Alexandra Mota Gomes e Beatriz Eusébio da Costa, Área de Prática – Criminal, Contraordenacional e Compliance
