Foi publicado em Diário da República, a Portaria nº121/2021 de 9 de junho, que vem regulamentar o arquivo eletrónico de documentos lavrados por notário e de outros documentos arquivados nos cartórios e a respetiva disponibilização, através de certidão notarial permanente.
Inicialmente prevista para entrar em vigor a 4 de abril de 2022, entrou em vigor no passado dia 1 de junho, uma plataforma de arquivo eletrónico nacional através do qual é possível pedir acesso a certidões, escrituras, registos de testamentos e outros documentos por via eletrónica.
A plataforma eletrónica é gerida pela Ordem dos Notários, e permite a desmaterialização das certidões notariais e a conservação digital, a longo prazo, dos documentos arquivados nos cartórios, bem com a sua consulta. O arquivo eletrónico é realizado por notários e por trabalhadores autorizados a praticar atos notariais.
Estão obrigatoriamente sujeitos a arquivo eletrónico, os seguintes documentos:
1- Os documentos lavrados por notário relativamente aos quais deva ser participada informação à Conservatória dos Registos Centrais nos termos do artigo 187º do Código do Notariado e que abrangem:
i) Testamentos públicos;
ii) Instrumentos de aprovação, depósito ou abertura de testamentos cerrados e de testamentos internacionais; e
iii) Escrituras públicas.
2 – Os documentos particulares autenticados por notário que não titulem atos sujeitos a registo predial;
3 – Os documentos lavrados por notário que envolvam aceitação, ratificação, retificação, alteração ou revogação de documento previamente arquivado eletronicamente.
Podem, no entanto, ser sujeitos a arquivo eletrónico, a pedido de qualquer interessado, os seguintes documentos:
1 – Os instrumentos de atas de reunião de órgãos sociais;
2 – Os instrumentos de procurações que não estejam sujeitas a registo obrigatório na base de dados das procurações;
3 – Os documentos que forem entregues nos cartórios para ficarem arquivados.
Os documentos notariais obrigatoriamente sujeitos a registo eletrónico, são arquivados na data da elaboração do documento.
A consulta dos documentos arquivados faz-se através de um código de certidão permanente válido. A certidão é disponibilizada pelo prazo de um ano e pode ser renovada, desde que a renovação seja pedida até à data-limite do seu prazo de validade. Pode ser pedida no site da Ordem dos Notários, ou verbalmente em qualquer cartório notarial.
Para pedir a certidão, o requerente deve indicar, pelo menos, o cartório notarial onde o documento se encontra fisicamente arquivado, o livro onde foi lavrado, com indicação das respetivas folhas e fundamento da consulta. No entanto, os notários podem recusar a emissão da certidão permanente, nos casos legalmente previstos e de forma justificada.
A certidão, após a confirmação do pagamento, fica disponível no prazo normal de 3 dias úteis a contar do pedido, ou no prazo máximo de 24 horas, se for pedida com urgência, pois goza de preferência sobre o restante serviço.
Para consulta de certidões basta indicar o código de acesso do documento, que pode ser consultado em www.notarios.pt. A apresentação do código válido, dispensa a apresentação do documento original perante qualquer entidade pública ou privada, para todos os efeitos legais.
por Odete Sousa Pereira e Joana Vaz, Área de Prática – Direito Imobiliário e Urbanismo
