Em tempos de pandemia em que o distanciamento físico é ainda a regra e a reunião de pessoas a exceção, como devem as empresas organizarem as assembleias gerais de sócios?
Quais os recursos que as novas tecnologias nos facultam hoje para a prática de um importante conjunto de actos da vida societária?
É sobre este tema que vamos falar hoje.
1. Considerando o dever legal de confinamento como se devem realizar as reuniões de sócios das sociedades comerciais?
A regra, no que diz respeito à realização de assembleias gerais sempre foi a de que estas reuniões eram presenciais, ou seja, pretendia-se a realização de um encontro em que os sócios estivessem fisicamente presentes de modo a facultar-lhes as condições propícias à discussão e à formação da vontade de deliberar em conjunto e de forma imediata.
Desde que foi decretado pela primeiro vez o estado de emergência, e o consequentemente com a imposição de um dever de confinamento que veio restringir fortemente a mobilidade, que houve a necessidade de tomar medidas excecionais destinadas a assegurar que este importante momento da vida das sociedades que são as reuniões em Assembleia Geral não fosse posto em causa.
Entre as medidas tomadas destacam-se a prorrogação dos prazos para a realização das assembleias gerais, designadamente a assembleia geral ordinária anual para aprovação das contas que, tradicionalmente, ocorre até ao dia 30 de março.
Atualmente, apesar de estar em curso um plano de desconfinamento, a verdade é que continuamos sob a égide ainda do estado de emergência.
Assim, à semelhança do que ocorreu em 2020, também para assembleias gerais que devessem ter lugar por imposição legal ou estatutária até ao dia 30 de março de 2021 o prazo para a sua realização foi prorrogado.
O Decreto-Lei n.º 22-A/2021, de 17 de março prorrogou os prazos de realização de assembleias gerais das sociedades comerciais, das associações e das cooperativas.
As assembleias gerais das sociedades que devessem ter lugar por imposição legal ou estatutária podem ainda ser realizadas até ao dia 30 de junho de 2021.
No caso das cooperativas e das associações com mais de 100 cooperantes ou associados, e caso se tratem de assembleias gerais que também devam ter lugar por imposição estatutária, podem realizar-se até ao dia 30 de setembro de 2021.
Em qualquer caso, e como referido, existindo, por um lado, a necessidade de realizar assembleias gerais que não possam ser adiadas e, por outro, estando ainda em vigor o dever de recolhimento obrigatório, poderia subsistir a questão de como se iria ultrapassar este obstáculo.
Poder-se-ia procurar enquadrar as deslocações para participar nas assembleias gerais numa das exceções legalmente previstas, ao dever geral de confinamento, mas não nos parece que seja necessário forçar este enquadramento para a realização de assembleias gerais.
Com efeito, o atual quadro legal, e diga-se também o quadro legal anterior à pandemia, permitem a realização de assembleias virtuais, ou seja, assembleias que decorrem por recursos a meios telemáticos.
Estas assembleias virtuais não passaram apenas a ser possíveis agora em tempos de pandemia.
Na realidade, já desde a grande reforma que o Código das Sociedades Comercias (doravante CSC) sofreu em 2006 que se encontra prevista a possibilidade de realização de assembleias gerais por recurso às novas tecnologias. Podemos mesmo considerar que, à época, se tratava de uma legislação avançada, mas em grande utilização.
Ou seja, apesar da legislação – que se tem designado por “Legislação Covid 19” – ter especificamente cuidado de prever a possibilidade de participação nas reuniões de órgãos colegiais por meios telemáticos, a verdade é que o artigo 377.º n.º 6 al. b) do CSC já previa tal possibilidade mesmo antes da pandemia.
E, embora, esta disposição legal esteja enquadrada na parte do código referente às sociedades anónimas deve considerar-se igualmente aplicável às sociedades por quotas, desde logo, pela remissão que é feita pelo artigo 248.º do CSC.
Esta faculdade prevista no CSC pode, contudo, ser proibida pelos sócios nos estatutos.
A participação de membros de órgãos colegiais de entidades públicas ou privadas nas respetivas reuniões nas assembleia gerais por meios telemáticos, designadamente vídeo ou teleconferência, não obsta ao regular funcionamento do órgão, designadamente no que respeita à formação de quórum e á tomada de deliberações, devendo, contudo, ficar registado na respetiva ata a forma de participação.
2. Como devem ser convocadas as Assembleias Gerais que se vão realizar de forma virtual?
Não existem, contexto da “Legislação Covid 19” alterações às disposições legais que regem a convocação das assembleias gerais.
O aspeto mais relevante a observar nas convocatórias refere-se ao facto de, uma vez que a assembleia geral não irá decorrer em nenhum local físico, mas através das várias aplicações disponíveis para realizar videoconferências, deverá haver o cuidado de na convocatória colocar o link que permitirá participar na assembleia geral.
E, convém recordar, cabe à sociedade assegurar o registo da reunião, designadamente, garantindo a autenticidade das declarações e a segurança das comunicações, bem como o registo do conteúdo das intervenções e dos intervenientes.
Ainda no que diz respeito ao funcionamento da assembleia geral, cabe referir que estes aspetos são de particular importância para garantir que o exercício do direito de voto é plenamente exercido também por via telemática.
Não deve igualmente ser esquecido que, em virtude de se proceder à recolha de registos de som e imagem dos participantes, que antes de tal ocorrer o Presidente da Mesa, no caso das sociedades anónimas, ou quem assumir essas funções, no caso das sociedades por quotas, deverá informar os participantes de modo a que se mostrem observadas as disposições aplicáveis em matéria de proteção de dados.
3. Como deve ser disponibilizada a informação preparatória das Assembleias Gerais.
A crescente importância das tecnologias da informação em matéria de disponibilização da informação preparatória das assembleias aos sócios ou acionistas, caso de trate de sociedades anónimas, veio também nesta matéria mitigar os efeitos que a pandemia tem em termos de limitação da mobilidade das pessoas.
O artigo 289.º n.º 3 alínea b) do CSC prevê que a prestação de informações aos sócios, com especial relevo referente aos elementos essenciais para que estes preparem convenientemente a sua participação na assembleia geral deve ser enviada por correio eletrónico aos titulares de ações que o requeiram.
Esta possibilidade de envio da informação por correio eletrónico, contrariamente ao envio por carta que apenas está disponível para os acionistas com pelo menos 1% do capital social, é mais um exemplo das virtualidades que as novas tecnologias têm no normal desenrolar da vida societária.
Resta acrescentar que, em nossa opinião, embora o regime que acabámos de referir se encontre previsto no capítulo do CSC dedicado às sociedades anónimas, entendemos também aqui que não se poderá deixar de entender que se aplica igualmente às sociedades por quotas.
Não se vislumbra que razão poderia levar a que este regime não estivesse abrangido pelas remissão geral efetuada pelo artigo 248.º do CSC que manda aplicar às assembleias gerais das sociedades por quotas o disposto para as assembleias gerais das sociedades anónimas, em tudo o que não estiver especificamente regulado para aquelas, o que é o caso.
4. Como se devem elaborar as actas das assembleias gerais virtuais?
A primeira tentação que poderá surgir será a de pensar que, pelo facto de as assembleias virtuais serem objeto de gravação (áudio e vídeo), não será necessário “passar a acta ao livro”.
Não é verdade.
No futuro, pensamos, poder-se-á evoluir no sentido de admitir que os registos de vídeo/áudio das reuniões dos órgãos sociais, não só das assembleias gerais, possam vir a substituir os livros de actas e constituir-se como elementos de prova quanto às deliberações tomadas, mas presentemente tal ainda não acontece.
O artigo 63.º do CSC é claro ao estabelecer que as deliberações dos sócios só podem ser provadas pelas acta das assembleias gerais e a disposição está ainda pensada para actas sob a forma escrita, referindo designadamente, que a ata deve ser assinada por todos os sócios que tomaram parte na AG.
Além do mais, continuam em vigor, entre outros, os artigos 31.º, 37.º e 39.º do Código Comercial, que dispõe sobre a existência e forma dos livros de actas das sociedades comerciais.
Ora, nas AG virtuais a redação da acta obedece aos mesmos requisitos constante do artigo 63.º do CSC e nos livros que as sociedades devem possuir conforme resulta do Código Comercial.
A assinatura da acta poderá ser efetuada, designadamente, por recurso à assinatura eletrónica qualificada.
Aliás, o artigo 4.ºA do CSC dispõe que se considera cumprida a exigência de documento escrito ou assinado pela aposição de assinatura eletrónica.
Em Portugal, relemre-se, é possível usar o “cartão de cidadão”, que possui certificados digitais associados e desse modo efetuar a aposição de assinaturas digitais qualificadas em documentos digitais (leia-se, documentos em formato pdf por exemplo).
Em qualquer caso, nada impede que se todos, ou alguns, dos participantes na assembleia geral não tiverem ativado o certificado digital associado ao seu cartão do cidadão, que a ata seja assinada de forma autógrafa (manuscrita).
No caso de a acta vir a ser simultaneamente assinada de forma autógrafa e por meio de assinatura digital qualificada, deve haver cuidado de assegurar que aqueles que recorrerem a assinatura eletrónica sejam os últimos a assinar porque depois de estar por eles assinado o documento não pode ter mais alterações.
Podemos afirmar que as atas das assembleias virtuais são um relato ainda mais fiel do ocorrido na reunião a que dizem respeito quando comparadas com as atas das assembleias gerais presenciais, o que se traduz numa maior transparência no que a vida societária diz respeito.
Não obstante serem tendencialmente bastante mais longas e detalhadas porque não poderá haver uma transcrição seletiva das declarações efetuadas terá que haver, em nossa opinião, uma transcrição integral.
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por Artur Filipe Silva, Área de Prática – Direito Comercial e Societário
